Что сказать на автоответчик: четыре коротких примера
Хорошее сообщение помогает адресату сделать следующий шаг. Подготовьте своё имя, одну просьбу и номер для обратного звонка; добавьте дату или деталь, по которой можно понять, о чём речь.
До звукового сигнала
Этот материал — о сообщении, которое вы оставляете на телефонный автоответчик, когда на звонок не ответили. Это не текст вашего собственного приветствия. Сначала дослушайте запись: адресат может попросить конкретные сведения или предложить другой способ связи.
Выберите одну цель звонка. Запишите нужную дату, время или название вещи и номер, по которому вам можно перезвонить. Достаточно небольшой заметки рядом с телефоном; заучивать речь не нужно.
1. Узнать, возможен ли ремонт
«Здравствуйте, меня зовут [имя и фамилия]. У меня сломалась молния на рюкзаке. Вы меняете молнии на рюкзаках? Пожалуйста, перезвоните мне по номеру [номер] и сообщите. Ещё раз: [имя и фамилия], [номер]. Спасибо».
Следующий шаг понятен: ответить, оказывают ли такую услугу. Историю о том, как сломалась молния, можно рассказать при разговоре, если она понадобится.
2. Спросить о потерянной вещи
«Здравствуйте, меня зовут [имя и фамилия]. Возможно, 12 мая я оставил тёмно-зелёный шарф в вашей библиотеке, возле мест у окна. Вам такой не приносили? Пожалуйста, перезвоните мне по номеру [номер]. Ещё раз: [номер]. Спасибо».
Вещь, дата и предполагаемое место дают адресату конкретную задачу для проверки. Замените вымышленные детали своими; перечислять все места, где вы побывали за день, не нужно.
3. Попросить перенести занятие
«Здравствуйте, меня зовут [имя и фамилия]. У меня занятие по керамике 14 мая в 15:00. Можно перенести его на 16 мая, на любое время после 14:00? Пожалуйста, перезвоните мне по номеру [номер], чтобы обсудить свободное время. Ещё раз: [номер]. Спасибо».
Не считайте запись перенесённой или отменённой, пока организатор этого не подтвердит. Следуйте его правилам переноса или отмены. Произнесите название месяца; при необходимости добавьте год или часовой пояс.
4. Перезвонить в ответ
«Здравствуйте, меня зовут [имя и фамилия]. Вы звонили мне по поводу ремонта рюкзака. Мне можно перезвонить по номеру [номер] 13 мая с 14:00 до 16:00. Ещё раз: [номер]. Если это время не подходит, оставьте, пожалуйста, сообщение с другим временем. Спасибо».
Указывайте промежуток времени, только если он полезен и вы действительно сможете ответить. При звонках между часовыми поясами назовите пояс или город. Дата и тема помогут связать сообщение с предыдущим звонком.
Как исправить неясное сообщение
Неясно: «Привет, это я. Я уже звонил по поводу того, на что записался. Завтра не получится, может, в другой день? Перезвоните».
Адресату приходится угадывать, кто звонит, о какой записи речь, какая дата скрывается за словом «завтра» и что именно нужно изменить. Заполните эти пробелы по примеру с занятием выше. Подробное объяснение можно убрать, а сведения, по которым узнают вашу запись, — оставить.
Проверьте свой черновик: подчеркните, что именно вы просите сделать. Если такой фразы нет, добавьте её. Затем обведите детали, по которым адресат поймёт, о чём речь; сохраните их, даже если сокращаете остальное.
Шаблон для подготовки к звонку
text
Здравствуйте, меня зовут [имя].
Я звоню по поводу [одна тема + нужная деталь].
Не могли бы вы [конкретное действие]?
Пожалуйста, перезвоните по номеру [номер].
Ещё раз: [номер]. Спасибо.Перед звонком замените все подсказки в скобках. Имена, даты и ситуации в примерах вымышлены; сами подсказки произносить не нужно.
Произнесите сообщение в удобном темпе
Перед номером сделайте паузу, отчётливо назовите цифры и повторите номер. Не рассчитывайте, что у адресата определился ваш телефон. Важнее законченная просьба в естественном темпе, чем попытка уложиться в фиксированное число секунд.
Если запись оборвалась, позвоните снова, скажите об обрыве предыдущего сообщения и оставьте новое целиком. Если в приветствии предложен другой способ связи, а говорить вам трудно, воспользуйтесь им.
Для тренировки запишите черновик на своём устройстве и прослушайте один раз, не глядя в заметки. Удалось понять имя, просьбу, нужную дату и номер? Это проверка ясности, а не гарантия ответного звонка.
Об этих примерах
Четыре ситуации, упражнение и шаблон написаны Coru. Руководство Университета Флориды рекомендует заранее кратко сформулировать цель, говорить понятно и оставлять контакты для ответа. В рекомендациях Onondaga Community College также есть законченная краткая просьба и медленное повторение номера. Это рекомендации по общению, а не универсальные правила для любой культуры или службы.